Les compte-rendus des CA

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Compte-rendu du CA de janvier 2008
Kev3
13-01-2009 17:58
Membres présents : Barbier Benoit, Cousseau Dominique, Farag Frédéric, Labossière David, Mensac Frédéric, Mézière Kévin, Saperas Florian

Membres excusés : Bethlé Pierre, Mensac Philippe

Le CA de l’association O.R.C.S. s’est réuni ce vendredi 25 janvier au local l’association et a abordé les différents thèmes de son actualité à savoir : la galette, la mailing list.

L’épiphanie a été fêtée dimanche 13 janvier. Le CA déplore fortement que cela se soit déroulé en petit comité, en raison d’un manque de communication interne mais surtout à la décision hâtive de l’organiser (la décision fut prise dix jours plus tôt).
A l’avenir le CA estime qu’il sera souhaitable de prévenir plus tôt et également de ne le fêter qu’en cas de fréquentation suffisante confirmée (à l’occasion d’une partie par exemple).

La mailing list n’est quasiment plus utilisée par les membres de l’association. Et les quelques fois où ce puissant outil de communication est utilisé, nombre d’adresses ne sont plus valides.
Le CA va prochainement veiller à mettre à jour ces adresses et nettoyer les inscrits pour relancer son utilisation qui permet par exemple d’organiser à l’avance les parties.

Prochain CA le vendredi 29 février à 19h30.

Compte-rendu du CA de novembre 2007
Kev3
13-01-2009 17:57
Membres présents : Benoit Bardier, Dominique Cousseau, Frédéric Mensac, Kévin Mézière
Membres excusés : Pierre Belthlé, Philippe Mensac, Florian Saperas

Le CA s’est tenu au local de l’association le vendredi 30 novembre dernier et a duré une petite heure s’attardant principalement sur trois discussions : le Téléthon 2007, le système de dettes et l’adhésion à la CeRVO.

Concernant le Téléthon 2007, la discussion a surtout concerné l’organisation de la journée même, la préparation pour les personnes volontaires et la vérification de divers points pour faciliter la mise en place.
Normalement environ 14 machines seront généreusement prêtées et mise en place en temps et heure. Par ailleurs de nombreuses personnes se sont portées volontaires pour tenir ou plus simplement aider à tenir l’animation.
Venez nombreux !

Ensuite, il a été rapporté la gêne d’une absence de feuille de dette puisqu’elle n’est permet plus de palier à l’absence de la bourse et donc de monnaie.
Le CA a unanimement rappelé que la buvette reste un service facultatif proposé par l’association dont le fonctionnement ne dépends que de l’implication des membres et n’est en aucun un devoir envers eux. De plus il est aussi rappelé que le système de dettes a été mis en place pour les cas exceptionnels et ne doit pas être banalisé. C’est aux membres de faire en sorte d’avoir la monnaie.
Toutefois des efforts sont tentés pour que la bourse soit plus disponible. Notamment en étant plus souvent rattachée au second trousseau ; trousseau détenu généralement par une personne plus souvent et facilement disponible que Fred (Benoit, David Labossière, Pierre).

Enfin le CA a été interpellé sur la non-adhésion actuelle de l’association à la CeRVO.
Le président a donc expliqué les tenants et aboutissants : l’absence de membres d’ORCS suffisamment volontaires pour participer aux CA de la CeRVO voire même pour aller aux différentes manifestations interclubs (ceci n’est pas un reproche, juste un constat).
De plus depuis le changement de bureau de la CeRVO, plusieurs licencieux ont eu lieu, et peu d’associations sont restées membres. ORCS est officiellement considérée comme démissionnaire par la CeRVO en raison de son non renouvellement d’adhésion.
Le CA n’est pas d’avis à réintégrer aujourd’hui un organisme qui n’a plus la consistance d’hier et vraisemblablement les membres d’ORCS n’y semblent pas opposés.

Prochain CA le vendredi 28 décembre à 19h30.

Compte-rendu du CA de décembre 2007
Kev3
13-01-2009 17:57
Membres présents : Barbier Benoit, Bethlé Pierre, Cousseau Dominique, Frédéric Mensac, Kévin Mézière, Saperas Florian
Membre excusé : Philippe Mensac

Le CA s’est réuni vendredi 04 janvier 2008 à 19h30 au local de l’O.R.C.S. et a abordé l’actualité de l’association récent et à venir, à savoir : le Téléthon 2007

Le Téléthon 2007 fut à nouveau une réussite du point de vue d’ORCS : l’animation a permis de réunir 800€ pour aider à financer la recherche. L’association est très reconnaissante de l’apport généreux matériel et humain des diverses personnes extérieures et également très fière de la mobilisation de ses membres.

La commission de sécurité municipale a jugé le local actuellement prêté à l’association comme insalubre et trop dangereux pour y accueillir du public, comme c’est le cas actuellement. Le local sera fermé au public vers la fin avril. Plusieurs membres du CA vont travailler à obtenir une solution, évidemment sans engager politiquement l’association en cette période pré-électorale.

Le CA a voté à l’unanimité l’intégration de Frédéric Farag, David Labossière au CA. Bienvenue à eux.

Le CA souhaite une bonne et heureuse année 2008 à tous ses membres en espérant qu’elle leur sera d’avantage prospère que l’année passée. D’ailleurs tous les membres sont invités à fêter la nouvelle année le dimanche 13 janvier prochain vers 15h.

Prochain CA le vendredi 25 janvier 2008.

Compte-rendu du CA de mars 2007
Kev3
12-04-2007 06:50


Membres présents : Pierre Belthlé, Dominique Cousseau, Frédéric Mensac, Kévin Mézière

Membres excusés : Benoit Bardier, Philippe Mensac, Florian Saperas



Le téléthon 2006 de Saint Brice a atteint un nouveau record malgré un souci de diffusion du programme et de la formule adoptée étalée sur plusieurs semaines.

A notre niveau, nous avons réalisé environ 650 € ce qui est un très bon résultat aux vues de la forte baisse de fréquentation par rapport aux années passées.

On peut dire que notre retour après notre absence remarquée a été un franc succès.

L’association ORCS remercie chaleureusement tous les heureux bénévoles, que ce soit en termes humains que matériels. Elle espère qu’à l’avenir vous serez aussi volontaires et à nouveau plus nombreux.



Lundi 26 mars dernier, l’association du Téléthon de Saint Brice a tenu une réunion afin de tirer les leçons apprises par l’organisation de la dernière manifestation. Pour le prochain Téléthon du 7 et 8 décembre 2007, il nous est demandé d’avoir prévu notre participation (activité(s), besoins de matériel et de local, etc ...) pour le mois de septembre.

Le CA y réfléchi encore, si vous souhaitez vous manifester et proposer vos idées et/ou possibilités n’hésitez pas !



Autre actualité : le draft WoW. Le samedi 5 mai 2007, la Ludothèque de Saint Brice organise un tournoi du JCC World of Warcraft et sollicite à nouveau l’association ORCS.

Benoit et Kévin se sont portés volontaires pour assurer le minimum vital pour le fonctionnement de la buvette mais toutes les bonnes volontés sont invitées à aider.



Prochain CA le vendredi 27 avril à 19h30.

Compte-rendu du CA de février 2006
Kev3
01-03-2006 07:15
Le CA s’est tenu vendredi 24 février dernier à 19h15 et s’est terminé 45 minutes plus tard.

Membres présents : Barbier Benoît, Mensac Frédéric, Mézière Kévin, Saperas Florian

Membres excusés : Cousseau Dominique, Marquès Edmond, Mensac Philippe

Membre absent : Leroux Julien

La ludothèque de Saint Brice organise un tournoi de Magic samedi 22 avril prochain.
ORCS avait donné son accord pour s’occuper d’une buvette chargée de vendre friandises, boissons et sandwichs.
Philippe Mensac et Kévin Mézière se sont portés volontaires bien que nous savons que le premier préfèrerait sûrement jouer comme l’année passée.
Les inscriptions se feront le matin à 9-10 h marquant ainsi le début de la journée, et le tournoi se concluera à 21h le soir.
Voilà gardez donc votre samedi disponible pour jouer au tournoi tout autant que pour tenir la buvette.

Concernant d’avantage l’associtaion, il devient indispensable de nettoyer le local. Il n’est pas forcément nécessaire de faire un grand ménage et de laver le sol, un simple coup de balai serait déjà bien.
Le CA a d’ailleurs remarqué que faire le ménage et même venir pour aider à le faire lorsque cela est demandé devient semble-t-il de plus en plus difficile.
Il est donc fortement demandé aux personnes venant jouer de prendre l’habitude de passer le balai à chaque début de partie, de ne pas laisser des poubelles pleines devenir des expériences sur la décomposition des ordures ménagères, de ne pas laisser les tâches sur les tables être des points d’attaches des livres et feuilles. Il est sûr qu’au début cela sera reboutant mais force est de remarquer que si nous en prenons l’habitude cela ne sera plus une charge, c’était le cas lorsque nous étions dans l’ancien local du centre de loisir Planète Jeunes.

Un membre du Ca a rapporté un disfonctionnement de notre système de buvette.
Si nous avons des dettes qui ont atteint le plafond fixé ou qui ‘sont en gras’ il est donc impossible d’en contracter de supplémentaires. Dans le cas où la bourse n’est pas présente et qu’on ne dispose pas de la monnaie suffisante (par exemple on souhaite rembourser 5 € mais on ne dispose que d’un billet de 20 €) on est dans l’impossibilité de consommer (à moins d’en acheter pour 20 € ...) et de rembourser ses dettes.
Le CA a donc décidé qu’il était utile de constituer une mini bourse dotée d’un peu d’argent liquide et qui va de paire avec un trousseau de clés, trousseau dorénament dit secondaire.
Par le passé ceci était contenu dans la malette, malette qui nous a été dérobé.

En parlant d’argent, il a été noté qu’il arrivait fréquement que des écarts surtout sur les dettes antédéuviennes survenaient. Le CA rappelle qu’il faut être vigilant lorsqu’on contracte exceptionnellement des dettes, tout autant que lorsqu’on s’en dédouanne, et cela vaut pour l’endetté et celui qui inscrit ou efface les dettes.

Pour finir les membres du CA réfléchissent à réaménager la date et l’horaire de la réunion du CA.
En effet le vendredi était le seul jour de la semaine qui gêne le moins le fonctionnement des parties et qui permettait le plus grand rassemblement des membres du CA en ayant la présence du trésorier, présence utile à toute prise de décision financière.
Seuleument le trésorier est aussi souvent que d’autres membres, autres membres qui assurent être disponibles à d’autres moments de la semaine.
De plus les membres présets ont apprécié l’horaire déalé de 19h15.
Les membres du CA sont donc invités à se proncé sur les jours qui leurs sont favorables, ainsi que sur leur avis sur l’horaire (19h15).

Le prochain CA sera le vendredi 31 mars à 20h30.


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